Werken bij Jessa

1. Vraag je stageplaats minstens 2 maanden op voorhand aan via stage@jessazh.be of eventueel via de getoonde vacatures bij het domein ‘Stages’ (klik op ‘Spontaan solliciteren’). Motiveer en specifieer je aanvraag via een CV en motivatiebrief. Wij overleggen aansluitend intern of de mogelijkheid tot stagelopen er is en geven je feedback. Als je reeds zelf contact zocht met een (mogelijke) stageplaats is het vereist om ons dit te laten weten en onderstaande stappen te doorlopen.
 

2. Als je stage wordt goedgekeurd, contacteren we je via mail met de instructies om:

• Het stagecontract (– LPZO stagecontract dat we als bijlage toevoegen) te ondertekenen én te laten ondertekenen door je onderwijsinstelling. Dit stagecontract dient minstens 3 weken vóór de stage volledig ondertekend doorgemaild aan stage@jessazh.be (liefst per scan).
• Contact op te nemen met de stagementor of leidinggevende van de afdeling voor het maken van praktische afspraken, bv. tijdstip en locatie en verloop bij aanvang van de stage. Deze contactpersoon wordt via mail aan jou tijdig meegedeeld.
   

3. Registreer je vanaf het ogenblik dat je stageplaats en stageperiode zijn gekend via deze link. Je meldt je vervolgens aan met persoonlijk je e-mailadres. Je ontvangt aansluitend een mail met een link om je persoonlijke gegevens in te vullen. Belangrijk is om je eigen gsm-nummer op te geven. Let op bij het invoeren van je rijksregisternummer: gebruik géén leestekens! Als buitenlandse student vul je hier je ‘Nationaal nummer’ in. Het is belangrijk om minstens 3 weken vóór de start van je stage deze registratie in orde te brengen. Als je je in het verleden reeds registreerde binnen Jessa, gebruik dan de groene knop ‘Nieuwe overeenkomst aanmaken’.
 

4. Maak vervolgens de stageovereenkomst aan, maak hierbij de juiste keuze, nl. stagetype ‘Stagiair’ en vervolledig de gegevens betreffende je stageplaats. Je bekomt (als bijlage) het arbeidsreglement en een onthaalformulier. Het onthaalformulier druk je af en breng je mee op de eerste dag van je stage.
 

5. Je dient de verplichte opleiding tot dataprivacy (GDPR) binnen Jessa te volgen, de link wordt je aangeboden in het overzicht met de geregistreerde gegevens: ‘Vervolledig de verplichte opleiding’. Het is vereist om deze opleiding éénmaal per academiejaar te doorlopen. Na het slagen van de kennistest GDPR land je terug op het externe medewerkersportaal. Je mag dit portaal nu afsluiten. Je gegevens worden verwerkt.
 

6. Je ontvangt binnen de 5 werkdagen na je registratie een mail met de vraag om de verklaring voor ontvangst van het arbeidsreglement digitaal te ondertekenen (voor een eerste stage). Check je mailbox regelmatig (ook je spam). Het is belangrijk om de digitale ondertekening tijdig uit te voeren.
 

7. Afhankelijk van je profiel en de stage die je loopt ontvang je de week vóór de opstart van je stage 2 mails om wachtwoordbrieven te kunnen downloaden (login en wachtwoord voor het gebruik van de digitale systemen binnen Jessa) en ontvang je via SMS de toegangscodes om dit te kunnen uitvoeren. De mail voor de Windows-login ontvang je 1 week vóór de start van je stage, de mail voor de logingegevens voor KWS ontvang je een 3-tal dagen voor de opstart – als je je tijdig hebt geregistreerd! Het SMS-bericht komt telkens toe op het door jou opgegeven GSM-nummer. Let erop dat het nummer 8850 niet door jou wordt geblokkeerd. Het wijzigen van de wachtwoorden kun je enkel intern uitvoeren (wacht hiervoor tot bij de opstart). Klik hier voor meer info betreffende het wachtwoordbeheer.
 

8. Je zorgt ervoor dat je onderstaande documenten ter beschikking hebt in je stagemap op je 1ste stagedag:

• De werkpostfiche van je stageplaats. Dit document krijg je zodra je geregistreerd werd als stagiaire bij Jessa, voor het ondertekenen van je contract.
• Het onthaalformulier stage dat samen met de stagementor of leidinggevende wordt overlopen. Het aangevinkte en ondertekende document dient aansluitend zorgvuldig bewaard in de stagemap en dit gedurende de hele stageperiode.
• Het ‘Medisch attest’ (van je onderwijsinstelling), dit is het ‘Formulier van de gezondheidsbeoordeling in kader van Welzijn op het werk’ opgemaakt door de preventieadviseur/arbeidsarts (uitgevoerde tuberculinetest, Hep B vaccinatie…)
• Het attest ‘Goed gedrag en zeden’. Dit formulier kun je aanvragen bij je gemeente ter plaatse aan het loket, maar je kunt dit attest ook downloaden via de website van je gemeente ofwel via Mijn Burgerprofiel (meld je aan via je eID, itsme of een andere digitale sleutel). Het attest wordt op datum afgeleverd en is binnen Jessa geldig voor de duur van 1 jaar. Na 1 jaar dien je het attest opnieuw op te vragen. Bij de start van je stage zal de stagementor de geldigheid ervan checken.
   

9. Aanvraag van een dosimeter. Loop je stage op de dienst medische beeldvorming, operatiekwartier, cathlab, nucleaire geneeskunde, radiotherapie, pijnkliniek, inwendig dagziekenhuis, consultaties MKA/ gastro-enterologie (endoscopie)/ urologie of loop je een stage logopedie, vul dan het aanvraagformulier dosimetrie in voor het bekomen van een dosimeter. Dit formulier kan je invullen zodra je geregistreerd werd als stagiaire bij Jessa, voor het ondertekenen van je contract.

Duid bij type dosimeter ‘Standaard’ aan. Op het einde van de stage dien je de dosimeter in te leveren bij dienst ‘Milieu en Preventie’. Dit kan in een afgesloten briefomslag via de binnenpost. 

Voor de studenten verpleegkunde wordt de dosimeter afgeleverd op de stageplaats (te verkrijgen op de startdag). 
De studenten geneeskunde / stage HEELKUNDE – kunnen bij aanvang van de stage (enkel van toepassing voor Orthopedie en Vaatheelkunde) de dosimeter afhalen op campus Virga Jesse, 3de verdiep, roze pijl, lokaal D307. De contactpersoon hiervoor is Karolien.vits@jessazh.be.

10. Je meldt je op de 1ste stagedag op het tijdstip en de locatie die je bent overeengekomen met de contactpersoon van de stageplaats. De stagementor (of leidinggevende) geeft jou via een introductie de nodige uitleg betreffende je stage. Het grondplan van het ziekenhuis per campus kun je bekomen via de Veelgestelde vragen voor studenten. 
 

11. Je ontvangt op de eerste stagedag een persoonlijke badge (op naam) die je toegang verschaft tot het ziekenhuis, de kleedkamer, de nodige ruimten en kasten, en tot de nodige digitale systemen. Als stagiair verpleegkunde/vroedkunde/zorgkunde/verpleegstage geneeskunde ontvang je de badge tijdens het algemeen introductiemoment op de opstartdag.

Alle andere stagiairs die stagelopen in Jessa kunnen de persoonlijke badges afhalen aan de balie van de inkomhal van campus Virga Jessa of campus Salvator (afhankelijk van de locatie van de stage), en dit elke werkdag tussen 7u en 16u. Jullie ontvangen hiervoor voorafgaandelijke een mail. De badge is enkel actief tijdens de periode van de toegekende stage. Op de laatste stagedag deponeer je je badge in de witte brievenbus van de kleedkamer. 

Let op voor je laatste stagedag: vraag een uitrijticket indien je gebruik hebt gemaakt van de parking (Salvator of Sint-Ursula) of gebruik als fietser de niet-afgesloten fietsenstalling.