Stappenplan
1. Vraag je stageplaats minstens 2 maanden op voorhand aan via stage@jessazh.be of eventueel via de getoonde vacatures van www.werkenbijjessa.be bij het domein ‘Stages’ (klik op ‘Spontaan solliciteren’). Wij overleggen aansluitend intern of er de mogelijkheid is tot stagelopen voor 1 of meerdere dagen en geven je feedback. Als je reeds zelf contact zocht met een (mogelijke) kijkstageplaats is het ook vereist ons om dit te laten weten en onderstaande stappen te doorlopen.
2. ls je kijkstage wordt goedgekeurd, contacteren we je via mail met onderstaande instructies. Het is belangrijk om contact op te nemen met de stagementor of leidinggevende van de afdeling voor het maken van praktische afspraken, bv. tijdstip en locatie en verloop van de kijkstage.
(!) Als de kijkstage niet kan doorgaan, dan word je hiervan ook op de hoogte gebracht via mail.
3. Registreer je vanaf het ogenblik dat je stageplaats en stageperiode zijn gekend via deze link. Je meldt je vervolgens aan met persoonlijk je e-mailadres.
Je ontvangt aansluitend een mail met een link om je persoonlijke gegevens in te vullen. Belangrijk is om je eigen GSM-nummer op te geven. Let op bij het invoeren van je rijksregisternummer: gebruik géén leestekens! Als buitenlandse student vul je hier je ‘Nationaal nummer’ in.
Het is belangrijk om minstens 3 weken vóór de start van je kijkstage deze registratie in orde te brengen.
Als je je in het verleden reeds registreerde binnen Jessa, gebruik dan de groene knop ‘Nieuwe overeenkomst aanmaken’.
4. Maak vervolgens de stageovereenkomst aan, maak hierbij de juiste keuze, nl. stagetype Meeloopdag of Meeloopweek of Meeloopmaanden en vervolledig de gegevens betreffende je stageplaats.
5. Je dient de verplichte opleiding tot dataprivacy (GDPR) binnen Jessa te volgen, de link wordt je aangeboden in het overzicht met de geregistreerde gegevens: ‘Vervolledig de verplichte opleiding’. Het is vereist om deze opleiding éénmaal per academiejaar te doorlopen.
Na het slagen van de kennistest GDPR land je terug op het externe medewerkersportaal. Je mag dit portaal nu afsluiten. Je gegevens worden verwerkt.
6. Je ontvangt binnen de 5 werkdagen een mail met de vraag om je stagecontract digitaal te ondertekenen. Check je mailbox regelmatig (ook je spam) . Het is belangrijk om de digitale ondertekening tijdig uit te voeren.
Noot voor de student geneeskunde: indien je een observatiestage loopt van 3 maanden, dan is het vereist dat je het stagecontract afdrukt, laat ondertekenen door je stagemeester en ons dit ingescand terug bezorgd via mail (stage@jessazh.be). Bij een langere periode dien je (steeds per 3 maanden) een nieuwe stageovereenkomst aan te maken en ons een - door je stagemeester ondertekend- stagecontract te laten toekomen.
7. Je meldt je op de kijkdag of 1ste meeloopdag op het tijdstip en de locatie die je bent overeengekomen met de contactpersoon van de stageplaats. De stagementor (of leidinggevende) geeft jou via een introductie de nodige uitleg betreffende je stage. Het grondplan van het ziekenhuis kun je bekomen via volgende link:
8. Je ontvangt enkel een persoonlijke badge (op naam) als je een kijkstage van 1 week loopt. De badge geeft je toegang tot het ziekenhuis en de kleedkamer.
De persoonlijke badges kunnen afgehaald worden aan de balie van de inkomhal van campus Virga Jessa of campus Salvator (afhankelijk van de locatie van de stage), en dit elke werkdag tussen 7u en 16u. Jullie ontvangen hiervoor voorafgaandelijke een mail.
De badge is enkel actief tijdens de periode van de toegekende stage. Op de laatste stagedag deponeer je je badge in de witte brievenbus van de kleedkamer of in een gesloten briefomslag t.a.v. de ‘Begeleidingsverpleegkundigen’. Let op voor je laatste stagedag: vraag een uitrijticket indien je gebruik hebt gemaakt van de parking (Salvator of Sint-Ursula) of gebruik als fietser de niet-afgesloten fietsenstalling.
Voor een kijkstage van 1 dag of enkele dagen: je ontvangt geen persoonlijke badge (op naam), maar je kunt wel gebruik maken van een dummybadge. Dit is een badge zonder naam die je uitsluitend toegang geeft tot de kledingautomaat. De dummybadges kunnen afgehaald worden aan de balie van de inkomhal van campus Virga Jessa of campus Salvator (afhankelijk van de locatie van de stage), en dit elke werkdag tussen 7u en 16u. Jullie ontvangen hiervoor voorafgaandelijke een mail.
Hoe verloopt dit concreet?
- Je stagementor haalt de dummybadge af aan het onthaal
- Je gaat samen met je stagementor naar de kledingautomaat om een uniform op te halen
- De dummybadge blijft steeds bij de stagementor
- Na gebruik brengt de stagementor de badge terug naar het onthaal
- Einde van de shift: het gebruikte uniform moet aan het einde van de shift in de kleding-inname-automaat worden ingeleverd
- Je stagementor helpt je hierbij of geeft de nodige uitleg
Belangrijk om te weten: niet elke kijkstage vereist het dragen van een uniform. Dit wordt vooraf afgesproken met de dienst waar je stage loopt.